Rabu, 01 Juni 2011

Pengertian Arsip

A. Pengetahuan Dasar Kearsiapan

Sering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain. Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan tersebut dapat kita katagorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi untuk keperluan pekerjaan intern kantor.

Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.

B. Pengertian Arsip

Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukan tempat atau gedung tempat penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri dan archives institution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan. Dalam bahasa Latin disebut felum (bundel) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga arsip-arsip itu mudah digunakan. Sedangkan dalam bahasa Inggris, arsip disebut file.

Menurut Leonard Montague Harrod, pengertian file dalam bahasa Inggris mengacu kepada kata benda dan kata kerja. Pengertian file yang mengacu pada kata benda meliputi hal-hal berikut:
a. File merupakan sekumpulan informasi yang telah ditata secara sistematis, yang terdiri dari informasi tertulis, terketik, tercetak, atau telah terekam dengan mesin.
b. File merupakan tempat untuk menyimpan dan menata berbagai informasi.
c. File merupakan sekumpulan informasi yang menyimpan subjek yang sama.

Sedangkan pengertian file sebagai kata kerja adalah menata bahan-bahan informasi tertulis, tercetak, atau terekam (Leonard Mantague Harrod). Menurut The Liang Gie, File berarti bekas warkat-warkat yang disimpan pada lipatan karton dengan atau tanpa penjepit warkat.

Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat di pelajari pengertian arsip dari beberapa sumber.

1)Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971

a. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
b. Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

2) Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979

a. Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang dipersiapkan
b. Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c. Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen.

3) M enurut Ensiklopedi Administrasi , arsip adalah ;

a. Segenap warkat dari suatu organisasi kenengaraan atau badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
b. Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertip. Untuk pengertian yang kedua ini lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).

4) Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

5) Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs The Liang Gie

Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai seseuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus memnyuai 3 (tiga) syarat yaitu:
(1) disimpan secara berencana dan teratur
(2) mempunyai sesuatu kegunaan, dan
(3) dapat ditemukan kembali secara tepat.

6) Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo

Arsip adalah:
a. Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (beschereven strukken). Piagam-piagam (vorkaden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).
b. Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
c. Bahan-bahan dari bahan-bahan kearsipan

Setelah mempelajari arsip menurut kata, asul usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip adalah Kumpulan data / warkat/surat / naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/ perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.

Dari pengertian itu pula dapat disimpulkan bahwa arsip mempunyai tiga aspek, yaitu:
1. Naskah atau kumpulan naskah
2. Gedung tempat penyimpanan arsip, dan
3. Organisasi (kegiatan pengelolaan)

Jay Kennedy dalam bukunya ”Records Management” mengemukakan istilah-istilah yang berhubungan dengan arsip, yaitu: record, arsip, dan dokumen.
a. Record adalah informasi terekam dalam segala bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima dan dan dikelola oleh sebuah badan korporasi atau perorangan dalam transaksi bisnis atau melakukan kegiatan dan disimpan sebagai bukti transaksi atau kegiatan tersebut.
b. Arsip adalah record yang memiliki nilai guna berkesinambungan dan disimpan permanen karena memiliki nilai administratif, hukum atau sejarah bagi organisasi yang bersangkutan maupun masyarakat.
c. Dokumen adalah unit informasi terekam yang terstruktur baik diterbitkan maupun tidak diterbitkan dalam bentuk cetakan atau bentuk elektronik yang dikelola sebagai unit dari sistem informasi.

Surat atau warkat dapat dikatakan sebagai arsip apabila memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Merupakan kumpulan warkat
2. Disimpan menurut sistem tertentu
3. Mempunyai nilai guna
4. Mempunyai arti

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar

Tulisa pesan anda